A gestão da frente de caixa de farmácia nem sempre é uma tarefa fácil e pode causar uma tremenda dor de cabeça a muitos gestores.
Controlando todas as movimentações de saída da farmácia, a frente de caixa tem grande responsabilidade quando gera alguma divergência financeira.
E, muitas vezes, essas divergências podem não ser fáceis de identificar, gerando, assim, transtorno e prejuízos para o estabelecimento.
Mas com uma frente de caixa bem controlada, sua única preocupação no setor passa a ser o comportamento do operador de caixa.
Afinal, sua função não é apenas cobrar pelos produtos vendidos, mas atender bem seus clientes e finalizar suas experiências de compra.
É essa experiência do cliente que determina se a sua farmácia consegue fidelizá-lo ou se ele irá para a concorrência.
Por isso, apresentamos 8 dicas para um bom controle de caixa em sua farmácia, evitando as divergências negativas no fechamento.
Sem esquecer questões pertinentes como a contratação de um bom operador de caixa e maneiras de mantê-lo motivado!
E para já sair à frente da concorrência, baixe o POP de abertura e fechamento de caixa para farmácias, que detalha uma operação sem erros.
1. Tenha um procedimento operacional padrão (POP) para seu caixa de farmácia
Um procedimento operacional padrão (POP) se refere a diversas operações em um estabelecimento comercial, podendo ser específico para o caixa de farmácia.
Em resumo, POP é um documento que descreve como uma atividade rotineira deve ser executada, com um passo a passo.
Ele deve ser objetivo e acessível a ponto de que qualquer pessoa consiga executá-lo.
Entre as vantagens de ter um POP aplicado na sua frente de caixa, podemos ressaltar:
- maior previsibilidade sobre seus resultados
- diminuição de desvios ou erros de operação
- maior segurança na operação
- diminuição das quebras de caixa
- controle sobre toda a operação
O ideal é aplicar os POPs sobre toda a rotina dos funcionários, mas nem sempre é fácil produzir esses documentos.
De toda forma, o caixa de farmácia é um setor em que POP é indispensável, especialmente para não ter problemas no final do dia.
Por isso, confira a seguir como elaborar um POP para a frente de caixa de farmácia.
Você pode seguir à risca as nossas dicas, alterando informações conforme as necessidades ou rotinas específicas da gestão financeira do seu negócio.
Modelo de POP para frente de caixa de farmácia
A imagem abaixo mostra um modelo de procedimento operacional padrão para a rotina de fazer café em uma cafeteria.
Pode parecer estranho, mas serve para entender como funciona um POP:
Como você pode ver, o que o POP faz é determinar como uma operação deve ser realizada para evitar qualquer erro.
Assim, sua base pode ser a mesma para qualquer atividade em qualquer negócio.
Então, vejamos quais seriam os procedimentos de 3 das operações mais comuns ao operador de caixa, que são: abertura, operação e fechamento de caixa.
A parte de materiais e ações corretivas podem ser definidas pelo setor financeiro da sua farmácia.
Abertura de caixa:
- receber e conferir o valor do malote no setor financeiro
- assinar o recebimento do malote
- no caixa, realizar seu login no sistema
- abrir a operação do dia
- registrar o valor de abertura de caixa com o valor estipulado no malote
Operação de caixa:
- registrar as vendas e suas formas de pagamento
- receber o pagamento dos clientes
- no caso de pagamento em dinheiro, devolver o troco exato ou maior para o cliente*
- guardar todos os comprovantes de recebimentos em formas de pagamento que não sejam papel-moeda
- solicitar a sangria de caixa quando o valor estipulado for alcançado
- registrar quem realizou a sangria e solicitar sua assinatura
*Atenção: conforme inciso X do artigo 39 do Código de defesa do consumidor (CDC), aumentar o valor do produto sem justa causa configura prática ilegal!
Já o inciso I do mesmo artigo condena a venda casada de produtos.
E como isso se relaciona com a questão dos trocos, na prática?
Determinando que bala não é troco, e que o estabelecimento tem que dar troco exato ou maior para o cliente!
Portanto, arredonde o valor do troco para os centavos mais próximos e evite denúncias ao PROCON da sua cidade!
Fechamento de caixa:
- solicitar o fechamento de caixa no sistema da farmácia
- conferir os valores apresentados no sistema com os valores do caixa
- verificar todo o valor em papel-moeda e comprovantes (canhotos) de pagamentos em cartões e sangrias
- inserir observações sobre a operação, se houve algum evento incomum no dia
- após verificar os valores, inserir sua senha para o fechamento do caixa
- colocar os valores do caixa no malote e fechá-lo com cadeado
- entregar o malote no setor financeiro
- assinar a entrega do malote
Para entender melhor esses e outros procedimentos, clique no botão a seguir e baixe o nosso POP de abertura e fechamento de caixa em PDF.
Esse POP detalha 18 passos para uma operação sem erros.
Edite-o conforme as necessidades do seu negócio e anexe-o ao seu Manual de Boas Práticas Farmacêuticas.
Com um POP bem estabelecido, qualquer funcionário pode executar a mesma operação no caixa da sua farmácia sem que haja divergência de atuação entre eles!
2. Determine o melhor momento para fazer a sangria de caixa de farmácia
Alguns fatores do POP só podem ser estipulados pelo setor financeiro, entre eles, quando será feita a sangria de caixa.
Ela costuma ser realizada quando se atinge determinado valor ou um tempo predeterminado.
O procedimento mais comum é o de sangria por valor atingido.
Mas esse valor pode variar de acordo com o tamanho da farmácia, seu fluxo de vendas ou o local onde o ponto comercial está situado.
Normalmente, a partir de um valor de 600 reais em caixa, já é aconselhável fazer a sangria.
Mas em farmácias com grande fluxo de caixa, esse valor pode ser alcançado em pouco tempo. Nesse caso, é preferível estabelecer outro valor ou critério.
Numa situação hipotética, uma sangria poderia ser realizada sempre que o caixa atingir R$1.000,00 em vendas, ou a cada troca de turno.
Lembrando que a sangria é essencial para não ter problemas com a frente de caixa de farmácia nem sofrer grandes perdas em caso de roubo ou assalto.
3. Controle a troca de turnos e operadores de caixa
Outro aspecto que precisa ser bem definido na frente de caixa da sua farmácia é quem será responsável por sua abertura e fechamento.
A questão principal aqui é se um único operador assumirá essas tarefas ou se diferentes operadores trabalharão sobre elas.
Cada uma das situações tem implicações diferentes, e vale a pena conhecer quais são elas.
Se um só operador abre e fecha o caixa, sendo o único a operá-lo o dia todo, ele será responsável por eventuais divergências no fim da jornada.
Esse modelo inclui o pagamento de um adicional ao funcionário, definido como “quebra de caixa” pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Porém, se no final do dia houver alguma divergência negativa, esse valor será debitado de sua folha de pagamento.
Já quando vários operadores atuam no mesmo caixa, nenhum deles pode ser responsabilizado e o estabelecimento é quem arca com os custos de divergências negativas.
De qualquer forma, a decisão de qual modelo adotar deve ser tomada com base no tamanho de sua farmácia e dos recursos disponíveis.
Leve em consideração o número de funcionários que seu estabelecimento possui e quais as possibilidades de contratar um ou mais operadores de caixa de farmácia.
Se, em sua farmácia, vários atendentes operam o caixa, garanta sangrias periódicas e que todos sigam o mesmo procedimento operacional padrão para evitar divergências.
4. Restrinja algumas operações a poucos funcionários
O ideal é trabalhar com um responsável geral pelo caixa, que acompanhe e organize todas as operações no setor.
Esse responsável pode ser o(a) próprio(a) gestor(a) ou proprietário(a), e o acompanhamento de vários processos pode ser feito à distância.
Isso acontece através de sistemas que comunicam o(a) responsável sobre procedimentos-chave e lhe permitem uma gestão via celular, de onde quer que ele(a) esteja.
Caso contrate outra pessoa para a função, certifique-se de ser uma pessoa de confiança e boa com números.
Isso trará mais segurança às operações relacionadas ao caixa e pode incluir determinadas restrições às ações dos operadores.
Por exemplo, você pode bloquear ao operador a edição dos itens ou outras informações de vendas realizadas.
Também pode selecionar os funcionários que farão sangrias ou proibir o acesso do operador a telas do sistema que não se relacionam com o caixa.
Assim, o controle sobre o caixa será mais rigoroso, e isso pode fazer toda a diferença no balanço final da sua empresa.
5. Registre corretamente todas as formas de pagamento
À parte do troco dado incorretamente, o registro incorreto das formas de pagamento é um dos fatores que mais prejudica uma boa gestão da frente de caixa.
Quando os demonstrativos informam o valor de todos os pagamentos, e esses valores não batem com o que está em caixa, pode-se demorar bastante para encontrar o erro.
Por isso, uma regra fundamental e inquebrável do seu POP para operação de frente de caixa deve ser o registro correto de todas as formas de pagamento.
Os pagamentos realizados em cartão de crédito geram uma taxa que é descontada pelas adquirentes e bandeiras dos cartões.
Se operadores de caixa, atendentes ou balconistas registram essas vendas como feitas em dinheiro, o contador não sabe onde foi parar o dinheiro das taxas.
Essa situação é muito comum quando a farmácia utiliza sistemas POS e TEF na operação com cartões.
E aqui chegamos a outra dica fundamental para o fechamento de caixa perfeito:
6. Entenda as diferenças entre as máquinas de cartão POS e TEF
A diferença básica entre esses sistemas é utilizarem rede telefônica ou internet para comunicação com as adquirentes, e se possuem homologação com sistemas de automação.
Adquirentes, caso você não saiba, são empresas que fazem a intermediação entre as bandeiras dos cartões e os bancos, sendo responsáveis pela finalização das compras.
As maquininhas TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) possuem conexão via internet e se conectam ao sistema de automação da sua farmácia.
Assim, quando uma compra é registrada no cartão de crédito ou débito, a maquininha TEF é automaticamente ativada para a operação.
Já as maquininhas POS (ponto de venda, ou “point of sale” do inglês) utilizam conexão via rede telefônica e não se conectam com o sistema de automação da farmácia.
Essas maquininhas possuem tecnologias mais antigas, mas são utilizadas ainda hoje por diversas farmácias.
Quando uma maquininha TEF não consegue se comunicar com o servidor, é comum que operadores de caixa registrem as vendas em dinheiro, mas cobrem nas maquininhas POS.
E esse é um dos problemas que podem ser mais difíceis de identificar na hora do fechamento do caixa.
Se essa situação for inevitável, especifique no POP da operação de caixa que se escreva “pagamento registrado em dinheiro” no comprovante de pagamento do cartão.
Isso permite que o financeiro da sua farmácia consiga calcular a taxa da operadora e a inclua na gestão de caixa.
Ainda que as maquininhas TEF sejam as mais favoráveis à saúde do seu negócio, ter pelo menos uma maquininha POS pode ajudar em momentos assim.
Afinal, a internet pode falhar, mas nem por isso a experiência de compra do seu cliente precisa ser prejudicada.
7. Tenha um bom controle do fluxo de caixa
As principais maneiras de se controlar o fluxo de caixa baseiam-se no fluxo de caixa projetado e no fluxo de caixa diário.
Fluxo de caixa é toda a movimentação financeira da farmácia, ou seja, todo o dinheiro que entra ou sai dos caixas.
Assim, o fluxo de caixa diário, como o nome já diz, estabelece um controle diário das entradas e saídas no seu caixa de farmácia.
Esse modelo permite um controle mais imediato e pode solucionar problemas pontuais a partir de decisões mais rápidas.
Já o fluxo de caixa projetado faz um registro mais detalhado das movimentações financeiras e realiza uma projeção de movimentações futuras.
Ele inclui o controle diário e usa-o para prever ações futuras, facilitando a identificação de eventuais divergências em períodos de recebimentos e pagamentos de contas.
Dessa forma, ele garante decisões mais confiáveis e pode ser usado, por exemplo, para determinar o melhor dia para pagar fornecedores e colaboradores.
8. Invista em um bom sistema para farmácia
Para reduzir ainda mais possíveis erros operacionais, a melhor estratégia é garantir que seu estabelecimento tenha um bom sistema para farmácia.
O sistema ideal centraliza informações das mais diversas operações de sua farmácia ou drogaria, não só no que se refere à movimentação financeira.
Assim, pode reunir informações sobre fornecedores e clientes, além do controle de estoque e outras possíveis integrações com estratégias de marketing e SEO.
Naturalmente, o sistema certo trará muitas ferramentas relativas ao controle financeiro, e pode facilitar o fechamento de relatórios e a sua gestão como um todo.
Ele pode gerar gráficos que o(a) ajudarão nas tomadas de decisões e ainda facilitar os processos de emissão e consulta de NF-e e NFC-e.
Otimizando tantos processos, a escolha de um bom sistema pode acabar resultando em uma redução de gastos desnecessários!
Conclusão: o que faz um caixa de farmácia?
Basicamente, o caixa de farmácia registra no sistema os produtos vendidos e recebe o pagamento dos clientes.
Porém, seu trabalho pode incluir outras funções, como o próprio atendimento no balcão ou operações como sangria e fechamento do caixa.
Nestes últimos casos, a contratação da pessoa certa acaba demandando cuidados especiais e se tornando ainda mais importante.
Afinal, sua função está diretamente ligada ao controle de toda a movimentação financeira do seu estabelecimento!
Assim, é fundamental conhecer estratégias para contratar o operador de caixa mais adequado e garantir que ele permanecerá motivado.
Para isso, clique no botão abaixo e confira o nosso artigo sobre o assunto, promovendo assim a melhor operação na frente de caixa da sua farmácia!
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