Você conhece a metodologia 5W2H? Essa ferramenta é bem conhecida no mundo inteiro e utilizada na gestão estratégica de empresas e negócios.
Você também pode aplicá-la de forma rápida e fácil nos processos gerenciais da sua farmácia ou drogaria.
Essa metodologia tem como premissa analisar diversas situações, em diversos nichos e departamentos, a fim de encontrar vantagens competitivas que visem o crescimento contínuo do empreendimento.
Além de uma ferramenta de gestão, o 5W2H também é uma ótima maneira de desenvolver sua equipe e garantir maior segurança na tomada de decisões.
Se você busca assegurar processos inteligentes, estoques bem controlados e manter o lucro da sua farmácia sempre em crescimento, conheça melhor essa metodologia e saiba como aplicá-la à sua realidade.
O que é metodologia 5W2H?
A ferramenta 5W2H é um conjunto de perguntas utilizadas para a criação de um plano de ação de forma rápida.
Seu principal objetivo é definir tarefas eficazes e ações de acompanhamento gerencial de forma intuitiva, ágil e simples.
Essa sigla 5W2H representa uma combinação de duas letras e dois números, que pode causar um estranhamento à primeira vista, mas que explica bastante tudo o que precisa ser feito no plano de ação.
Primeiramente, é importante que você tenha uma situação-problema que precisa ser resolvida. Assim, determinam-se sete perguntas simples:
- What: o que precisa ser feito neste projeto?
- Why: por que isso precisa ser realizado?
- Who: quem é o responsável por ele?
- Where: onde esse projeto será executado? (setor, meio, local etc.)
- When: quando o projeto precisa ser entregue?
- How: quais serão os passos principais para conduzir esse projeto?
- How much: qual será o custo desse projeto?
Percebeu que as perguntas começam com 5 letras W e 2 H?
Assim, ao responder a essas questões de forma realista quanto às possibilidades do seu negócio, consegue-se determinar claramente o que é preciso modificar nos negócios e como desenvolver um plano de ação a fim de atingir essa meta.
Vale ressaltar ainda que ao falarmos de “meio”, na pergunta “Where?”, estamos nos referindo aos meios off e online. Ou seja, esse metodologia deve ser aplicada também no seu delivery de farmácia!
Para que serve a ferramenta 5W2H?
O método 5W2H busca determinar um plano de ação para diversas questões da sua empresa, que vão desde escolher um novo maquinário a elaborar treinamentos coletivos e modificar como se gerencia o estoque de medicamentos.
Apesar de ser uma tabela compacta, gera dados bem estruturados que podem ser analisados de acordo com a aplicação da metodologia.
Assim, é importante que o preenchimento da ferramenta 5W2H seja feito através de frases curtas e bem descritas.
Dessa forma, possibilita-se compreender rapidamente todos os projetos, delegar funções, organizar equipes, evitar desperdícios e controlar os custos, além de prever atrasos e entraves no processo gerencial.
Com a metodologia 5W2H sua farmácia sai na frente quando comparada a outros estabelecimentos, pois apresenta uma forma eficiente e clara de resolver os problemas do dia a dia e busca direcionar seu faturamento e capital a estratégias que darão maiores retornos.
3 benefícios da metodologia 5W2H
A metodologia 5W2H tem inúmeras vantagens — desde a melhoria dos processos gerenciais até a facilidade de acesso aos dados de todos os setores da sua farmácia.
Ela objetiva facilitar o entendimento das situações-problema enfrentadas dentro do seu empreendimento e a importância de aplicar uma solução de forma prática.
Separamos três benefícios da ferramenta que, certamente, farão você aplicar essa metodologia na sua farmácia o quanto antes!
Mais praticidade
Com a ferramenta 5W2H não tem enrolação, palavras difíceis, dados complexos e nem perguntas sem respostas.
Com apenas uma tabela, você otimiza a sua estratégia. Entre as diversas metodologias que se podem aplicar na gestão e coordenação de empresas dinâmicas, como farmácias e drogarias, ela ganha na eficiência e simplicidade.
Fácil entendimento
Além de prática, essa ferramenta é de fácil compreensão para todas as pessoas da sua farmácia. Assim, não há problemas em delegar tarefas e buscar por soluções conjuntas.
Todo mundo vai poder compreender o que está sendo feito e qual o objetivo do projeto — o que impede ruídos nas estratégias do seu negócio.
Possibilidade de ajustes ao longo do processo
Por todas as características que já citamos desta metodologia, torna-se fácil encontrar erros e corrigi-los ao decorrer do planejamento.
Quando aplicar um plano de ação?
Apesar de ter uma mecânica de funcionamento facilitada, é preciso ter consciência de quando aplicar essa metodologia na estrutura da sua farmácia.
Isso porque, quando mal realizada, pode-se desequilibrar uma estrutura produtiva que, talvez, já estivesse adequada.
De maneira geral, o 5W2H pode ser aplicado em diversas situações problemas do seu negócio e até mesmo na sua organização pessoal.
Na sua farmácia , você pode aplicá-la em situações como o lançamento de um novo medicamento ou produto (ou ainda, a substituição de um produto menos eficiente por outro), na gestão da equipe de atendentes, na implantação de sistemas informatizados e, até mesmo, na redução de custos operacionais, como luz, água e telefone.
As possibilidades são muitas!
Por isso, trouxemos algumas situações-problema para você se inspirar e começar a planejar sua gestão de forma mais eficiente. Confira-as:
- seu cliente não encontra os produtos nas gôndolas da farmácia;
- a finalização da venda ainda é manual e leva muito tempo
- quando alguém da sua equipe fica doente, não tem ninguém para cobrir a loja;
- sua carteira de clientes está estagnada;
- o processo de seleção de farmacêuticos e colaboradores é demorado etc.
Como utilizar a metodologia 5W2H na sua farmácia?
Agora que você já compreendeu os benefícios e diversas situações que pode aplicar a metodologia 5W2H na sua farmácia ou drogaria, vamos para a parte prática: como aplicar a ferramenta na sua rotina!
O plano de ação pode ser feito com uma simples planilha de Excel ou até mesmo em um documento de texto.
O importante é responder as questões da ferramenta de forma simples e clara, e que todos os colaboradores consigam entender os problemas e as tarefas que precisam ser seguidas.
5W2H na prática
Pensemos então em uma situação na qual você pode utilizar o método 5W2H antes mesmo de baixar a nossa planilha para o seu negócio.
Você está incomodado com o processo manual de finalização de vendas e cadastro de clientes e pedidos da sua farmácia. Esse processo tem atrapalhado tanto a sua gestão quanto seus clientes, que ficam impacientes e acabam procurando seus concorrentes.
Com essa situação problema, você precisa responder às sete questões principais da ferramenta.
Vejamos como fazer isso então!
- What: o que precisa ser feito neste projeto?
Você precisa instalar uma ferramenta de gestão comercial informatizada em sua drogaria.
- Why: por que isso precisa ser realizado?
Você precisa instalar essa ferramenta pois, com ela, pode-se otimizar as vendas e facilitar o cadastro de clientes e pedidos.
- Who: quem é o responsável por ele?
O responsável por essa compra é o gestor da sua farmácia.
- Where: em qual setor será aplicado esse projeto?
O sistema de cadastro de vendas, clientes e produtos será instalado no Ponto de Venda (PDV) da sua drogaria e os colaboradores são responsáveis pelo acompanhamento da instalação e confirmação sobre seu pleno funcionamento.
- When: quando o projeto precisa ser entregue?
É importante que o programa seja instalado em até 30 dias, antes mesmo das próximas análises de métricas do seu negócio.
- How: como esse projeto será conduzido?
O gestor deve prospectar empresas que forneçam esse programa, escolherá o que melhor se adapta à realidade do seu negócio, conferirá se está dentro do orçamento previsto e assinará o contrato de parceria com o fornecedor.
Com o contrato assinado, é preciso preparar e otimizar o PDV para receber o programa informatizado e capacitar sua equipe para utilizá-lo.
- How much: qual será o custo desse projeto?
O custo do projeto deve estar fixado pela gestão do projeto e seus valores devem ser diluídos para apresentar lucratividade a longo prazo.
Conclusão
Em resumo, a metodologia 5W2H é uma ferramenta muito importante para pequenas e grandes empresas do ramo farmacêutico.
É essencial compreender o que ela analisa, quais seus benefícios e aprender a aplicá-la de forma eficiente na sua farmácia ou drogaria.
Com todas essas informações, fica mais fácil você implementar esse método nos seus processos empresariais e pessoais.
Quer aplicar a 5W2H na sua farmácia ou drogaria?
Você pode começar a fazer isso agora!
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