Você sabe qual é o melhor sistema para farmácia ou drogaria?
Essa é uma das principais dúvidas que surgem na hora de abrir uma farmácia e, independentemente de começar de zero ou não, o sucesso desses empreendimentos está atrelado a duas tecnologias:
- um bom sistema ERP de farmácia
- e uma plataforma de loja virtual para farmácias que atenda suas necessidades
Este artigo é um guia para você que está buscando um bom sistema de ERP!
No meio farmacêutico, o sistema ERP é mais conhecido como “programa/sistema de farmácia” e, mesmo que o termo seja generalizador, um BOM programa é essencial para sucesso da sua gestão.
Administrar uma farmácia não é uma tarefa fácil!
Documentos, legislação, vendas, receitas, despesas, estoque, fluxo de caixa, conciliação bancária, gestão de colaboradores e clientes…
Para que todos esses processos e informações fluam sem confusões ou prejuízos, o sistema da farmácia precisa ser bom e caderninhos, Word ou planilhas já não são mais suficientes.
Atualmente, já é possível adquirir um software que corresponda às melhores e mais necessárias práticas de gestão para farmácia.
Por isso, não se esqueça da frase:
O mundo está nas mãos de quem inova!
Contar com um software para farmácia é, acima de tudo, estar na frente quando os assuntos são: evolução, organização e excelência no empreendedorismo.
Diante de tudo isso, a boa notícia é que o mercado está cheio de soluções e você só precisa escolher a alternativa mais adequada para seu negócio!
Por isso, hoje te explicamos como escolher o melhor sistema ERP para a sua farmácia ou drogaria, baseado nas necessidades do seu negócio!
Mas você também pode receber uma análise e descobrir que os melhores sistemas para o seu estabelecimento agora mesmo!
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O que é o sistema ERP para farmácia?
Um ERP é um SaaS (software as a service) que integra todas as soluções digitais de gestão em uma única plataforma.
A sigla ERP significa “Planejamento de Recursos Corporativos” — do inglês “Enterprise Resource Planning”.
Com um sistema ERP, todas as operações da sua farmácia ou drogaria são agregadas em um ambiente digital, eliminando a necessidade de utilizar softwares separados para cada processo.
Assim, é possível catalogar diferentes dados em um único local, desde o registro de clientes e funcionários até o pagamento de salários e impostos.
Então, fica mais fácil fazer a comunicação entre as diferentes áreas da empresa: recursos humanos, contabilidade, vendas, marketing etc.
Todas essas áreas têm acesso aos dados registrados na plataforma, aperfeiçoando o fluxo de informações e utilizando uma estratégia omnicanal.
Para explicar brevemente, uma estratégia omnicanal é aquela onde todas as informações do cliente podem ser acessadas por diferentes setores da empresa ao mesmo tempo.
Assim, se um cliente começa a ser atendido em um canal, esse atendimento pode continuar em outro sem perda de informações. Obviamente, esse benefício é estendido a todos os setores e processos da empresa.
Voltando ao sistema para farmácia, ele é dividido em módulos diferentes; cada um destinado a um processo específico, funcionando, portanto, para uma das áreas da empresa.
Também vale mencionar que a solução ERP pode funcionar a partir de um servidor dentro da própria empresa, da armazenagem em nuvem (empresa externa) ou de uma combinação dos dois modelos.
Além disso, o sistema ERP pode ser um programa completo que abrange tudo o que sua farmácia ou drogaria precisa, ou um ambiente desenvolvido para integrar outros softwares.
Aqui falamos de soluções para gestão de recursos humanos, contabilidade, vendas, marketing, produção, estoque…
Enfim, tudo aquilo que precisa ser controlado é dividido em módulos, que interagem entre si e facilitam a gestão farmacêutica.
Ferramentas do sistema para farmácia: do básico ao avançado
A gestão de farmácia é diretamente influenciada pela implantação de um bom sistema.
Isso porque as ferramentas utilizadas no sistema aprimoram as atividades administrativas e facilitam o dia a dia de gestores, farmacêuticos e atendentes.
Confira abaixo as ferramentas básicas e avançadas que são ofertadas em softwares para farmácias e drogarias:
Ferramentas básicas do sistema para farmácia
- Consulta de vendas e operação de caixa
- principais relatórios de vendas, receitas, infográficos, custos, estoque, receitas etc.
- gráficos de atendimentos baseados em memória de vendas de acordo com cadastros de clientes
- cadastro de farmacêutico, balconistas e clientes
- relação de contas a pagar
- cadastro de produtos e suas categorias
- relação de estoque
- e fechamento de convênios de saúde, crediários próprios da loja etc.
Ferramentas avançadas do sistema para farmácia
- integração com o Programa Farmácia Popular do Brasil
- emissão, consulta e gráfico de NF-e / NFC-e (notas fiscais e cupons eletrônicos)
- associação com o Portal do PBM
- integração com Programas de Benefícios em Medicamentos (PBMs)
- integração com o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)
- associação com o Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (Sintegra)
- integração com PMC’s em geral ou Tabela CMED
- integração de lojas e PDVs
- controle financeiro
- geração, transmissão e gerenciamento dos arquivos SNGPC – ANVISA
- demonstrativo de Resultados de Exercício, fluxo de caixa detalhado, conta corrente e gerenciador de cartões (DRE);
- apuração de impostos (Pis/Cofins)
- manifestação e importação de notas fiscais da farmácia com praticidade e segurança
- armazenamento de Receita Digital
- e recarga de celular.
Agora você já conhece as principais ferramentas de um sistema ERP.
Vejamos então por que ele é tão importante na rotina diária de uma farmácia ou drogaria.
6 vantagens do sistema para farmácia
Atualmente, é praticamente impossível controlar vendas, receitas, despesas, estoque e outros dados e processos de uma empresa utilizando um caderno de anotações, planilhas e outros meios retrógrados de controle empresarial.
Proprietários que ainda fazem uso destes métodos, possivelmente, não tiveram acesso aos meios digitais.
Por isso, não sabem como um software para farmácia pode facilitar a rotina, diminuir o tempo gasto com controles financeiros e aumentar os rendimentos de um negócio.
Mas qual é, de fato, a importância de implantar um sistema para farmácia?
Para responder a esta pergunta, elencamos 6 vantagens que o ERP promove no dia a dia das farmácias. Confira:
1. Economia de tempo para concluir atividades
Um dos principais benefícios do sistema para farmácia é a economia de tempo que ele gera para a empresa.
Isso ocorre porque os processos burocráticos ficam mais organizados e automatizados, proporcionando mais agilidade para os profissionais que realizam as atividades de gestão no dia a dia.
A integração de informações em um local único também é um fator importante, já que permite a eficiência dos processos entre os setores, fazendo com que o trabalho flua melhor.
Com o tempo, o resultado é o aumento da produtividade dos funcionários e gestores da empresa, garantindo entrega de serviços conforme os prazos estabelecidos e, consequentemente, gerando mais lucro.
2. Padronização dos processos
Com o sistema de farmácia, os processos são padronizados, pois, são feitos na mesma plataforma.
Como resultado, não é mais necessário ter inúmeros softwares na empresa.
Todos os departamentos utilizam uma ferramenta única, tornando as atividades mais dinâmicas e melhorando a comunicação interna.
3. Auxílio na tomada de decisão para uma gestão mais assertiva
A integração de dados em uma única plataforma e os relatórios gerados através de um sistema para farmácia permitem que a direção da farmácia tome decisões mais assertivas no dia a dia.
Além disso, com as informações registradas, é possível criar relatórios atualizados a respeito de cada área da empresa.
As informações facilitam as avaliações dos indicadores de desempenho (OKRs e KPIs), diagnósticos dos setores e detalhes dos resultados da empresa.
Em resumo, os gestores podem contar com uma base mais firme para tomar decisões inteligentes e direcionadas.
Assim, um dos benefícios deste processo é a redução de erros na gestão.
Para ilustrar o que acabamos de afirmar, considere que, a partir dos dados de venda, é possível concluir quais medicamentos são vendidos em maiores quantidades e realizar compras assertivas.
Com isso, diminui-se o risco de perder lucratividade ou mercadorias devido à baixa busca e, consequentemente, falta de giro do estoque.
4. Desenvolvimento de planos e estratégias para a farmácia
Com a análise das informações, é possível realizar um mapeamento completo do seu negócio.
Com esses dados, a tomada de decisões e a criação de estratégias futuras são facilitadas.
Assim, o (a) gestor(a) da farmácia pode identificar fraquezas, competências e oportunidades da empresa.
Além disso, tem-se mais facilidade ao estruturar um planejamento estratégico para conquistar os objetivos da farmácia — seja alcançar mais clientes ou aumentar a produtividade da equipe, por exemplo.
5. Segurança da informação
Quando falamos em dados da empresa, ter segurança no armazenamento é fundamental!
O ERP é uma ótima alternativa para isso, já que protege a informação na hora do tráfego entre o computador e o servidor.
Além disso, com os softwares para farmácias, é possível controlar quem tem acesso a determinados dados.
Isso é possível porque os sistemas possuem ferramentas que permitem a criação de perfis de usuários com diferentes tipos de permissões de acesso.
Portanto, é o(a) gestor(a) quem determina qual funcionário poderá acessar informações conforme sua função.
6. Redução de custos operacionais
Outro benefício é a redução dos custos operacionais, que são automatizados com o ERP.
Com isso, as rotinas da empresa tornam-se mais produtivas e resultam em um saldo positivo no fim do mês.
Além disso, os funcionários desenvolvem atividades burocráticas em menos tempo e com maior assertividade.
Assim, podem dedicar-se a tarefas mais estratégicas, sendo capazes de gerar valor ao cliente e não apenas trabalhar para a manutenção dos processos da empresa.
7 dicas para escolher o melhor sistema para farmácia
Já podemos adiantar que ainda não temos conhecimento de um software para farmácia gratuito que tenha relevância e penetração de mercado.
Mas, agora que você já entendeu o que é um ERP, chegou a hora de encontrar a solução mais adequada para sua empresa.
Neste ponto, vale lembrar que diferentes empresas têm diferentes níveis de complexidade.
Portanto, o mesmo sistema de gestão não se aplica a todas elas, mas vamos falar mais sobre sistemas específicos para o ramo de farmácias mais abaixo.
Antes, confira nossas 7 dicas para facilitar a escolha do melhor sistema para farmácia:
1. Defina suas necessidades
Antes de procurar um ERP, é indispensável que o gestor entenda o que quer de um sistema para farmácia, o que deseja realizar através de um software e o que é realmente necessário para sua empresa.
2. Verifique as funcionalidades
Após identificar as necessidades do negócio, analise as funcionalidades dos sistemas para farmácia disponíveis no mercado.
É comum que gestores se atraiam por soluções que apresentam funções mais complexas, mas é necessário pensar em quais ferramentas serão, de fato, sempre úteis para o cotidiano da empresa.
Não caia na lábia de “temos uma função complexa que ninguém mais tem”. Se nenhum outro sistema tem, será que você vai precisa?
Analise sempre se você vai utilizar as funções ou se elas são apenas gatilhos para a compra.
Portanto, prefira os softwares com funcionalidades adequadas às suas necessidades e interesses, tendo em mente, também, que o ideal é utilizar um sistema por muitos anos.
3. Avalie a complexidade da empresa
Se você não tem funcionários ou tem poucos, muito provavelmente um sistema simples com armazenamento na nuvem já é suficiente para as suas necessidades.
Mas o número de processos e registros a serem controlados aumentam conforme o crescimento da sua farmácia ou drogaria.
Assim, em algum tempo pode ser necessário contratar um software com ferramentas mais abrangentes.
Portanto, avalie as diretrizes e demandas de sua empresa antes de contratar um sistema para farmácia.
4. Considere a facilidade de implantação do sistema
Outro ponto que deve ser avaliado antes de escolher um sistema para farmácia é como sua implantação irá interferir na rotina do estabelecimento.
Avalie o que será necessário para implantá-lo.
Afinal, essa implantação impactará diretamente o fluxo de trabalho dos funcionários e as operações da empresa inteira.
5. Estabeleça o orçamento
Este ponto pode ser crucial na hora de escolher de um sistema para farmácia.
E já adiantamos: é importantíssimo identificar um limite de investimento para o ERP!
Definir um orçamento será útil na hora de avaliar as opções oferecidas no mercado, analisar quais soluções possuem melhor custo–benefício e correspondem à realidade financeira da sua empresa.
O custo desse tipo de sistema pode variar bastante, mas, normalmente, personalização e customização da ferramenta são fatores que encarecem o preço final.
Portanto, tudo depende da necessidade da sua farmácia ou drogaria.
Nossa dica é: faça uma pesquisa e procure as soluções que melhor se encaixem em seu orçamento.
Após a implantação do sistema, procure manter os indicadores de performance sempre atualizados para avaliar se o ERP está trazendo mudanças positivas ou se apresenta falhas na utilização.
Além disso, peça um feedback dos seus funcionários: eles observarão a eficiência da ferramenta, na prática.
Se o sistema não estiver funcionando da maneira esperada para o seu negócio, não tenha receio de testar novas opções.
6. Faça todas as perguntas necessárias antes de contratar um sistema
A escolha do melhor sistema de farmácia depende de diversos fatores.
Mas o fator principal é: o que você precisa!
Por isso, vale a pena fazer um checklist de perguntas que precisam ser respondidas por você e pelas empresas responsáveis pelos sistemas que você esteja analisando.
Comece questionando seus funcionários e a si mesmo:
- O que precisamos obrigatoriamente no sistema?
- Há algum aspecto que não é necessário?
- Os clientes têm solicitado formas de pagamento que não aceitamos atualmente?
- Eles têm trazido demandas vinculadas ao uso do sistema?
Com as respostas em mão, questione as empresas que lhe oferecem o sistema para farmácia:
- Esse software está focado no segmento farmacêutico?
- Será necessário contratar uma empresa para fazer a inserção do software?
- Esse software é vendido como um SaaS que passa por atualizações constantes?
- É um software comum que ficará desatualizado com o passar dos meses?
- Os colaboradores deverão passar por um treinamento e capacitação para aprenderem a lidar com o sistema?
- Quem ministrará esse treinamento?
- O treinamento está incluso na contratação do sistema para farmácia?
- Quais as vantagens desse sistema em relação aos concorrentes?
- Ele se integra com plataformas de e-commerce farmacêutico?
A partir dessas questões, procure conhecer cada possibilidade que os diferentes tipos de ERP oferecem.
7. Certifique-se que terá um sistema funcional e de fácil operação
Antes de contratar um sistema ERP para sua farmácia atente-se aos seguintes fatores:
- saiba se o software é atualizado sempre que necessário
- entenda como são gerados os relatórios e quais tipos de relatório o sistema é capaz de gerar
- descubra se as ferramentas do sistema são fáceis de operar
- observe se o software é didático e intuitivo
- verifique se o sistema oferece segurança para os dados da farmácia
- verifique se há suporte e assistência técnica oferecidos pelo software
Você pode observar todos esses pontos solicitando uma avaliação gratuita e fazendo o teste.
Se o sistema para farmácia que você escolher não oferece teste gratuito, certifique-se de assinar um contrato que não tenha cláusulas de fidelidade.
Assim, notando que e empresa não cumpre o que promete, você pode cancelar o contrato sem o pagamento de multas.
Por que é importante adquirir um sistema ERP focado no segmento farma?
Para que o sistema promova uma boa gestão da farmácia, é preciso mensurar os principais departamentos, as áreas que regem o desenvolvimento do negócio e a própria empresa.
Como mencionamos acima, é comum que gestores fiquem atraídos por softwares que oferecem ferramentas complexas.
Mas, em alguns casos, não é o complexo que atenderá as necessidades da farmácia.
Além disso, o mais importante é que empresas diferentes precisam de sistemas diferentes e sempre adequados aos seus seguimentos.
Portanto, não é qualquer sistema que trará benefícios à sua farmácia.
Você concorda que a realidade de uma farmácia é bastante distante de uma loja de vestuário ou de um supermercado?
Cada tipo de negócio tem necessidades próprias e é por isso que um software que não foi pensado exclusivamente para a área farmacêutica, não é uma opção adequada para o seu estabelecimento.
Sabendo disso, busque por soluções direcionadas ao seguimento farma e invista em sistemas focados e que, preferencialmente, ofereçam ferramentas úteis à empresa a curto, médio e longo prazo.
Os benefícios de um bom sistema de farmácia a curto prazo incluem:
- Integração de todas as áreas da empresa
- diminuição da necessidade de refazer algum trabalho (relançamento de dados que foram perdidos ou anexados incorretamente às planilhas de gestão, por exemplo)
- visão ampla dos canais de venda e de todos os vendedores
- atendimento ao cliente mais prático e rápido
A importância de um sistema para farmácia prático, fácil e que oferece suporte
Você já ouviu falar em UX?
“UX” é a sigla para User eXperience — em português: experiência do usuário.
Trata-se do conjunto de elementos e fatores relacionados à interação do usuário com um determinado produto, sistema ou serviço, cujo resultado gera uma percepção positiva ou negativa.
Pensar na experiência de uso que o sistema irá promover a você, seus colaboradores e a própria farmácia deve ser um fator considerado.
Afinal, o papel do software é facilitar e melhorar a gestão, não complicar tudo!
O especialista em Gestão de Farmácia, Fábio Centeno, afirma que até 60% dos resultados positivos de um negócio farmacêutico pode estar diretamente associado ao sistema.
No entanto, ele ainda adverte que é importante contar com um software de qualidade que promova a boa usabilidade e exclua possibilidades de problemas em seu funcionamento.
Confira abaixo como ele explica a importância do sistema para farmácia:
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Confira os melhores sistemas para farmácia disponíveis no mercado
Quer saber quais são os melhores sistemas para farmácia?
Quais sistemas se encaixam em todas as questões que levantamos neste artigo?
Quais se integram com plataformas de e-commerce como a MyPharma?
Montamos uma lista com os melhores sistemas para farmácia e você pode recebê-la por e-mail preenchendo o formulário abaixo!
Nossa lista de sistemas para farmácias e drogarias foi montada com base em:
- tamanho de mercado
- conhecimento entre os proprietários de farmácias
- volume de buscas no Google
- integração com plataformas de e-commerce farmacêutico
- e funcionalidades para pequenas e médias farmácias
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